Breve analisi del provvedimento 27-11-2008 sulla figura dell’amministratore di sistema

BREVE ANALISI DEL PROVVEDIMENTO 27-11-2008 SULLA FIGURA DELL’AMMINISTRATORE DI SISTEMA.DOC

Premessa

In questa sintesi verrà analizzata, in via sintetica, la portata del Provvedimento del Garante per la Protezione dei dati personali del 27.11.2008, pubblicato nella G.U. del 24.12.2008 (reperibile, tra l’altro, alla url: http://www.privacy.it/garanteprovv200811272.html

recentemente introdotte all’art.34 del D.Lgs. n.196/2003, anche alla luce delle varie notizie riportate.

L’analisi si baserà fondamentalmente sul dettato della normativa

Alcune precisazioni preliminari

Il provvedimento segue altri provvedimenti di (apparente) semplificazione delle misure (minime) di sicurezza, alcuni effettuati con provvedimento legislativo, altri effettuati con provvedimenti del Garante, e segue anche le modifiche al D.Lgs. n.196/2003 introdotte dall’art. 44 del decreto legge 207/2008 (G.U. 31/12/2008), modifiche che hanno inasprito in maniera significativa le sanzioni previste dalla normativa citata.

Il commento al provvedimento verrà effettuato in pieno stile da mailing list, ovvero riportando la parte di provvedimento con il commento immediatamente sottostante.

Come riferimento ad un corretto sistema di gestione delle informazioni si fa espresso riferimento a quanto previsto dalla normativa ISO 27001:2005, che a parere del sottoscritto costituisce – pur nascendo in ambiti normativi differenti dal nostro – un ottimo sistema per applicare correttamente ed in maniera organica il disposto del D.Lgs. n.196/2003.

Da ultimo verranno effettuati alcuni cenni alla relazione tra il provvedimento citato e l’applicazione del D.Lgs n.231/2001, in particolare per quanto concerne la repressione dei reati informatici introdotti con l’ultima modifica alla normativa appena specificata.

Analisi generale della situazione

Il provvedimento, sia nella parte introduttiva sia nella parte della premessa, richiama espressamente quanto la giurisprudenza ha chiarito in merito alla figura del c.d. “amministratore di sistema” (previsto per la prima volta nelle modifiche al C.P. operate del DPR 513/97, in particolare come aggravante per alcuni reati introdotti da quel DPR).

Inoltre non fa altro che prendere atto della “normale” complessità di gestione di qualsivoglia attività organizzata di una certa dimensione, laddove – per esigenze organizzative – il “titolare del trattamento” decide di gestire i propri sistemi informativi, le proprie infrastrutture, il proprio sistema informatico e telematico non solamente in maniera diretta (il che vuole dire attraverso contratti di lavoro che prevedano il controllo diretto dell’imprenditore sull’operato dei lavoratori – incaricati) ma anche attraverso le varie forme di collaborazione esterna, usualmente denominate “outsourcing”, laddove per lo più si tratta di:

Contratti di appalto di servizi
Contratti d’opera intellettuale se più propriamente consulenza
Contratti d’opera (in qualche caso sporadico)
Contratti che colleghino le figure innanzi indicate

Inoltre, oserei dire finalmente, l’Autorità prende atto della circostanza che lo “skill” professionale e “morale” (o, quanto meno, “etico”) delle persone preposte a determinate attività “dovrebbe” comprendere una analisi a tutto tondo, rifuggendo quindi da persone che abbiano un passato non propriamente limpido.

Si tratta di pratiche che le imprese serie già da tempo mettono in atto ma, in questo senso, la circostanza che un provvedimento di un’Autorità Indipendente precisi tali punti non può che essere produttivo per una vera cultura della sicurezza.

Analisi particolare del provvedimento

4.1. Valutazione delle caratteristiche soggettive.

L’attribuzione delle funzioni di amministratore di sistema deve avvenire previa valutazione dell’esperienza, della capacità e dell’affidabilità del soggetto designato, il quale deve fornire idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza.

Anche quando le funzioni di amministratore di sistema o assimilate sono attribuite solo nel quadro di una designazione quale incaricato del trattamento ai sensi dell’art. 30 del Codice, il titolare e il responsabile devono attenersi comunque a criteri di valutazione equipollenti a quelli richiesti per la designazione dei responsabili ai sensi dell’art. 29.

Viene riferita anche alla figura dell’A.d.S. la pre – analisi dei requisiti previsti dalla normativa per la scelta del responsabile del trattamento. Il secondo periodo non vuol significare altro che la scelta del soggetto persona fisica che svolga materialmente le funzioni di A.d.S. – e quindi abbia un determinato profilo come incaricato del trattamento – debba tenere conto di quanto previsto dall’art.29.

4.2. Designazioni individuali.

La designazione quale amministratore di sistema deve essere in ogni caso individuale e recare l’elencazione analitica degli ambiti di operatività consentiti in base al profilo di autorizzazione assegnato.

A parere del sottoscritto anche in questo caso la locuzione “individuale” non vada intesa come “ad personam” ma riferita ad un (corretto) organigramma funzionale / operativo, che alla luce delle modifiche normative dovrà (se necessario) essere integrato con “…l’elencazione analitica degli ambiti di operatività…”.

E’ appena il caso di notare come questo modo di inquadrare i soggetti operanti nell’ambito di serie organizzazioni complesse sia già da tempo operante; nello specifico si tratterà di effettuare un ulteriore controllo dei profili utente (già previsti sin dall’inizio dall’allegato B) ed eventualmente apportare qualche modifica specifica.

In sostanza, non occorre una elencazione di nominativi (si utilizza appunto la locuzione individuale, non personale e/o nominativa), ma una corretta gestione delle entità logico – organizzative, con annesso elenco delle persone che ricoprano pro-tempore la funzione.

In pratica, non il contenuto della variabile (A), ma una corretta individuazione delle funzioni spettanti alla variabile (A); per inciso, mi sembra ovvio che qualora la persona fisica che ricopra un certo ruolo venga magari trasferito ad altro lavoro, ed al suo posto venga inserita persona con caratteristiche simili, il riferimento continui ad essere alla funzione, non alla persona.

4.3. Elenco degli amministratori di sistema.

Norma totalmente inutile per quanto concerne l’inserimento nel DPS; sarebbe stato sufficiente applicare a tutti i casi la necessità di un documento interno. Ricordiamo comunque che il DPS dovrebbe essere classificato come documento riservato, non accessibile a tutti, e che non necessariamente il DPS debba avere la forma monolitica di un romanzo di appendice, ben potendo ricorrere agli allegati.

Qualora l’attività degli amministratori di sistema riguardi anche indirettamente servizi o sistemi che trattano o che permettono il trattamento di informazioni di carattere personale di lavoratori, i titolari pubblici e privati nella qualità di datori di lavoro sono tenuti a rendere nota o conoscibile l’identità degli amministratori di sistema nell’ambito delle proprie organizzazioni, secondo le caratteristiche dell’azienda o del servizio, in relazione ai diversi servizi informatici cui questi sono preposti. Ciò, avvalendosi dell’informativa resa agli interessati ai sensi dell’art. 13 del Codice nell’ambito del rapporto di lavoro che li lega al titolare, oppure tramite il disciplinare tecnico la cui adozione é prevista dal provvedimento del Garante n. 13 del 1° marzo 2007 (in Gazzetta Ufficiale 10 marzo 2007, n. 58); in alternativa si possono anche utilizzare strumenti di comunicazione interna (ad es., intranet aziendale, ordini di servizio a circolazione interna o bollettini).

Precisazione anche in questo caso inutile, in quanto deriva direttamente dalla applicazione della normativa; nel momento in cui l’Autorità da rilievo specifico ad una figura che prima non aveva rilievo normativo (ma che magari già esisteva nella organizzazione aziendale) ne consegue la necessità di aggiornare tutti i documenti che in qualche modo facciano riferimento a tale figura.

Forse anche in questo caso è opportuno precisare che laddove si sia svolto un corretto e paziente lavoro di inquadramento delle figure professionali esistenti, sia siano correttamente parametrati gli organigrammi funzionali con quanto previsto dal D.Lgs. n.196/2003, probabilmente sarà necessario solamente un “link” tra le figure esistenti [ivi compresa ovviamente una dettagliata descrizione dei poteri / doveri ad esse attribuiti] e la “nuova” figura normativamente qualificata.

Ciò, salvi i casi in cui tale forma di pubblicità o di conoscibilità non sia esclusa in forza di un’eventuale disposizione di legge che disciplini in modo difforme uno specifico settore.

Nel caso di servizi di amministrazione di sistema affidati in outsourcing il titolare deve conservare direttamente e specificamente, per ogni eventuale evenienza, gli estremi identificativi delle persone fisiche preposte quali amministratori di sistema.

A stretto tenore letterale della norma, nel caso in cui venga svolto in outsourcing SOLAMENTE il servizio di A.d.S. (ed aggiungo configurando il rapporto come titolare – responsabile) il Titolare dovrà pretendere dal Responsabile l’elenco dei soggetti preposti a tali funzioni.

In realtà occorrerà controllare ancora una volta quali funzioni siano affidate all’outsourcer e conseguementente gli atti di individuazione dovranno subire un “upgrade” (dovuto per legge).

4.4. Verifica delle attività.

L’operato degli amministratori di sistema deve essere oggetto, con cadenza almeno annuale, di un’attività di verifica da parte dei titolari del trattamento, in modo da controllare la sua rispondenza alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza rispetto ai trattamenti dei dati personali previste dalle norme vigenti.

Si tratta semplicemente di inserire un’altra attività da monitorare in previsione della redazione del DPS.

A mio giudizio un termine trimestrale o al massimo quadrimestrale di aggiornamento della situazione, anche per rispettare quanto previsto dal D.Lgs n.231/2001, non potrà che essere utile per il rispetto delle normative citate, anche se la normativa parla di termine annuale.

4.5. Registrazione degli accessi.

Nulla di nuovo, lo prevedeva già l’Allegato B

Le registrazioni (access log) devono avere caratteristiche di completezza, inalterabilità e possibilità di verifica della loro integrità adeguate al raggiungimento dello scopo di verifica per cui sono richieste.

Finalmente si fa riferimento alla necessità – peraltro da tempo affermata dalla letteratura “tecnica” – di inalterabilità dei log; i riscontri ed i riferimenti alla c.d. “forensic” mi sembrano del tutto chiari.

Come sempre – e correttamente – l’Autorità non “dice” cosa utilizzare, anche perché – ormai – il panorama tecnico – legislativo italiano è sufficientemente esteso per fornire soluzioni “per tutti i gusti e tutte le tasche”.

Si va dalla firma elettronica avanzata alla firma digitale, alla marca temporale, alla conservazione sostitutiva dei documenti, ovvero ad un insieme di tali tecniche / servizi esistenti.

Le registrazioni devono comprendere i riferimenti temporali e la descrizione dell’evento che le ha generate e devono essere conservate per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.

Corretta la necessità di inserimento dei riferimenti temporali, senza i quali sarebbe praticamente impossibile ricostruire a posteriori cosa esattamente sia accaduto.

Qui – però – siamo in completa contro tendenza con quanto in genere previsto dall’Autorità (il tempo di conservazione dei trattamenti deve in linea di massima essere il minimo necessario) ma, oggettivamente, mi trova perfettamente concorde il periodo di “almeno sei mesi”

Ritengo che ormai i tempi siano maturi per comprendere che non è “cancellando i dati” che si protegge l’individuo (e non solo, l’interessato per il D.Lgs. n.196/2003 non è solamente la persona fisica) ma, anzi, magari si sottrae al soggetto leso la possibilità di ricostruire cosa sia successo, specialmente in caso di reati e/o abusi perpetrati attraverso il mezzo internet.

E’ necessario sanzionare velocemente e pesantemente l’abuso (del trattamento) dei dati, non l’esistenza dei medesimi.

Tempi di adozione delle misure e degli accorgimenti.

Per tutti i titolari dei trattamenti già iniziati o che avranno inizio entro trenta giorni dalla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del presente provvedimento, le misure e gli accorgimenti di cui al punto 4 dovranno essere introdotti al più presto e comunque entro, e non oltre, il termine che é congruo stabilire, in centoventi giorni dalla medesima data.

Molto semplicemente i Titolari del trattamento dovranno, entro aprile 2009, adeguare le proprie organizzazioni a quanto stabilito dal provvedimento.

Una piccola notazione: il termine di scadenza è successivo a quello di redazione del DPS per cui, per l’anno 2008, quanto previsto dal punto 4.3 non potrà avere sanzione, in quanto il termine massimo di scadenza per l’adozione di queste “nuove” misure di sicurezza è successivo a quello di scadenza per la redazione del DPS.

Possibili conclusioni

Provvedimento sostanzialmente corretto nella sostanza, con le solite complicazioni burocratiche che discendono – purtroppo ed ancora – dalla mancata conoscenza da parte dell’Autorità della realtà organizzativa delle imprese italiane, molto tardivo (in realtà poteva costituire una parte dell’Allegato B), ma che forse, alla fine, per alcuni principi introdotti, potrà contribuire ad una corretta applicazione della cultura della sicurezza (informatica)

Va da sé che l’ulteriore layer di codificazione (ora anche necessariamente normativa) della figura analizzata non potrà che essere d’aiuto anche nella corretta applicazione del D.Lgs n.231/2001, tenendo presente che ambedue le normative citate dovrebbero “prevenire” certi accadimenti.

(Avv. Luca-M. de Grazia)

Il testo del provvedimento

PROVVEDIMENTO DEL 27 NOVEMBRE 2008

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

PROVVEDIMENTO 27 novembre 2008

MISURE E ACCORGIMENTI PRESCRITTI AI TITOLARI DEI TRATTAMENTI EFFETTUATI CON STRUMENTI ELETTRONICI RELATIVAMENTE ALLE ATTRIBUZIONI DELLE FUNZIONI DI AMMINISTRATORE DI SISTEMA.

(Pubblicato sulla G.U. n. 300 del 24-12-2008 )

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE

DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) e, in particolare, gli articoli 31 ss. e 154, comma 1, lettera c) e h), nonché il disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza di cui all’allegato B al medesimo Codice;

Visti gli atti d’ufficio relativi alla protezione dei dati trattati con sistemi informatici e alla sicurezza dei medesimi dati e sistemi;

Rilevata l’esigenza di intraprendere una specifica attività rispetto ai soggetti preposti ad attività riconducibili alle mansioni tipiche dei c.d. «amministratori di sistema», nonché di coloro che svolgono mansioni analoghe in rapporto a sistemi di elaborazione e banche di dati, evidenziandone la rilevanza rispetto ai trattamenti di dati personali anche allo scopo di promuovere presso i relativi titolari e nel pubblico la consapevolezza della delicatezza di tali peculiari mansioni nella «Società dell’informazione» e dei rischi a esse associati;

Considerata l’esigenza di consentire più agevolmente, nei dovuti casi, la conoscibilità dell’esistenza di tali figure o di ruoli analoghi svolti in relazione a talune fasi del trattamento all’interno di enti e organizzazioni;

Ritenuta la necessità di promuovere l’adozione di specifiche cautele nello svolgimento delle mansioni svolte dagli amministratori di sistema, unitamente ad accorgimenti e misure, tecniche e organizzative, volti ad agevolare l’esercizio dei doveri di controllo da parte del titolare (due diligence);

Constatato che lo svolgimento delle mansioni di un amministratore di sistema, anche a seguito di una sua formale designazione quale responsabile o incaricato del trattamento, comporta di regola la concreta capacità, per atto intenzionale, ma anche per caso fortuito, di accedere in modo privilegiato a risorse del sistema informativo e a dati personali cui non si é legittimati ad accedere rispetto ai profili di autorizzazione attribuiti;

Rilevata la necessità di richiamare l’attenzione su tale rischio del pubblico, nonché di persone giuridiche, pubbliche amministrazioni e di altri enti [di seguito sinteticamente individuati con l’espressione «titolari del trattamento»: art. 4, comma 1, lettera f) del Codice] che impiegano, in riferimento alla gestione di banche dati o reti informatiche, sistemi di elaborazione utilizzati da una molteplicità di incaricati con diverse funzioni, applicative o sistemistiche;

Rilevato che i titolari sono tenuti, ai sensi dell’art. 31 del Codice, ad adottare misure di sicurezza «idonee e preventive» in relazione ai trattamenti svolti, dalla cui mancata o non idonea predisposizione possono derivare responsabilità anche di ordine penale e civile (articoli 15 e 169 del Codice);

Constatato che l’individuazione dei soggetti idonei a svolgere le mansioni di amministratore di sistema riveste una notevole importanza, costituendo una delle scelte fondamentali che, unitamente a quelle relative alle tecnologie, contribuiscono a incrementare la complessiva sicurezza dei trattamenti svolti, e va perciò curata in modo particolare evitando incauti affidamenti;

Considerato inoltre che, qualora ritenga facoltativamente di designare uno o più responsabili del trattamento, il titolare é tenuto a individuare solo soggetti che «per esperienza, capacità ed affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza» (art. 29, comma 2, del Codice);

Ritenuto che i titolari di alcuni trattamenti effettuati in ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili, i quali pongono minori rischi per gli interessati e sono stati pertanto oggetto di recenti misure di semplificazione (art. 29 decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modifiche, con legge 6 agosto 2008, n. 133; art. 34 del Codice; provv. Garante 27 novembre 2008), debbano essere allo stato esclusi dall’ambito applicativo del presente provvedimento;

Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Premesso:

Considerazioni preliminari.

Con la definizione di «amministratore di sistema» si individuano generalmente, in ambito informatico, figure professionali finalizzate alla gestione e alla manutenzione di un impianto di elaborazione o di sue componenti. Ai fini del presente provvedimento vengono però considerate tali anche altre figure equiparabili dal punto di vista dei rischi relativi alla protezione dei dati, quali gli amministratori di basi di dati, gli amministratori di reti e di apparati di sicurezza e gli amministratori di sistemi software complessi.

Gli amministratori di sistema così ampiamente individuati, pur non essendo preposti ordinariamente a operazioni che implicano una comprensione del dominio applicativo (significato dei dati, formato delle rappresentazioni e semantica delle funzioni), nelle loro consuete attività sono, in molti casi, concretamente «responsabili» di specifiche fasi lavorative che possono comportare elevate criticità rispetto alla protezione dei dati.

Attività tecniche quali il salvataggio dei dati (backup/recovery), l’organizzazione dei flussi di rete, la gestione dei supporti di memorizzazione e la manutenzione hardware comportano infatti, in molti casi, un’effettiva capacità di azione su informazioni che va considerata a tutti gli effetti alla stregua di un trattamento di dati personali; ciò, anche quando l’amministratore non consulti «in chiaro» le informazioni medesime.

La rilevanza, la specificità e la particolare criticità del ruolo dell’amministratore di sistema sono state considerate anche dal legislatore il quale ha individuato, con diversa denominazione, particolari funzioni tecniche che, se svolte da chi commette un determinato reato, integrano ad esempio una circostanza aggravante.

Ci si riferisce, in particolare, all’abuso della qualità di operatore di sistema prevista dal codice penale per le fattispecie di accesso abusivo a sistema informatico o telematico (art. 615-ter) e di frode informatica (art. 640-ter), nonché per le fattispecie di danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici (articoli 635-bis e ter) e di danneggiamento di sistemi informatici e telematici (articoli 635-quater e quinques) di recente modifica (vedi nota 1).

La disciplina di protezione dei dati previgente al Codice del 2003 definiva l’amministratore di sistema, individuandolo quale «soggetto al quale é conferito il compito di sovrintendere alle risorse del sistema operativo di un elaboratore o di un sistema di banca dati e di consentirne l’utilizzazione» [art. 1, comma 1, lettera c) decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999].

Il Codice non ha invece incluso questa figura tra le proprie definizioni normative. Tuttavia, le funzioni tipiche dell’amministrazione di un sistema sono richiamate nel menzionato allegato B, nella parte in cui prevede l’obbligo per i titolari di assicurare la custodia delle componenti riservate delle credenziali di autenticazione. Gran parte dei compiti previsti nel medesimo allegato B spettano tipicamente all’amministratore di sistema: dalla realizzazione di copie di sicurezza (operazioni di backup e recovery dei dati) alla custodia delle credenziali alla gestione dei sistemi di autenticazione e di autorizzazione.

Nel loro complesso, le norme predette mettono in rilievo la particolare capacità di azione propria degli amministratori di sistema e la natura fiduciaria delle relative mansioni, analoga a quella che, in un contesto del tutto differente, caratterizza determinati incarichi di custodia e altre attività per il cui svolgimento é previsto il possesso di particolari requisiti tecnico-organizzativi, di onorabilità, professionali, morali o di condotta, a oggi non contemplati per lo svolgimento di uno dei ruoli più delicati della «Società dell’informazione» (vedi nota 2).

Nel corso delle attività ispettive disposte negli ultimi anni dal Garante é stato possibile rilevare quale importanza annettano ai ruoli di system administrator (e di network administrator o database administrator) la gran parte di aziende e di grandi organizzazioni pubbliche e private, al di là delle definizioni giuridiche, individuando tali figure nell’ambito di piani di sicurezza o di documenti programmatici e designandoli a volte quali responsabili.

In altri casi, non soltanto in organizzazioni di piccole dimensioni, si é invece riscontrata, anche a elevati livelli di responsabilità, una carente consapevolezza delle criticità insite nello svolgimento delle predette mansioni, con preoccupante sottovalutazione dei rischi derivanti dall’azione incontrollata di chi dovrebbe essere preposto anche a compiti di vigilanza e controllo del corretto utilizzo di un sistema informatico.

Con il presente provvedimento il Garante intende pertanto richiamare tutti i titolari di trattamenti effettuati, anche in parte, mediante strumenti elettronici alla necessità di prestare massima attenzione ai rischi e alle criticità implicite nell’affidamento degli incarichi di amministratore di sistema.

L’Autorità ravvisa inoltre l’esigenza di individuare in questa sede alcune prime misure di carattere organizzativo che favoriscano una più agevole conoscenza, nell’ambito di organizzazioni ed enti pubblici e privati, dell’esistenza di determinati ruoli tecnici, delle responsabilità connesse a tali mansioni e, in taluni casi, dell’identità dei soggetti che operano quali amministratori di sistema in relazione ai diversi servizi e banche di dati.

Quadro di riferimento normativo.

Nell’ambito del Codice il presente provvedimento si richiama, in particolare, all’art. 154, comma 1, lettera h), rientrando tra i compiti dell’Autorità quello di promuovere la «conoscenza tra il pubblico della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali e delle relative finalità, nonché delle misure di sicurezza dei dati».

La lettera c) del medesimo comma 1 prevede poi la possibilità, da parte del Garante, di prescrivere misure e accorgimenti, specifici o di carattere generale, che i titolari di trattamento sono tenuti ad adottare.

Segnalazione ai titolari di trattamenti, relativa alle funzioni di amministratore di sistema.

Ai sensi del menzionato art. 154, comma 1, lettera h) il Garante, nel segnalare a tutti i titolari di trattamenti di dati personali soggetti all’ambito applicativo del Codice ed effettuati con strumenti elettronici la particolare criticità del ruolo degli amministratori di sistema, richiama l’attenzione dei medesimi titolari sulla necessità di adottare idonee cautele volte a prevenire e ad accertare eventuali accessi non consentiti ai dati personali, in specie quelli realizzati con abuso della qualità di amministratore di sistema; richiama inoltre l’attenzione sull’esigenza di valutare con particolare cura l’attribuzione di funzioni tecniche propriamente corrispondenti o assimilabili a quelle di amministratore di sistema, laddove queste siano esercitate in un contesto che renda ad essi tecnicamente possibile l’accesso, anche fortuito, a dati personali. Ciò, tenendo in considerazione l’opportunità o meno di tale attribuzione e le concrete modalità sulla base delle quali si svolge l’incarico, unitamente alle qualità tecniche, professionali e di condotta del soggetto individuato, da vagliare anche in considerazione delle responsabilità, specie di ordine penale e civile (articoli 15 e 169 del Codice), che possono derivare in caso di incauta o inidonea designazione.

Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici.

Di seguito sono indicati gli accorgimenti e le misure che vengono prescritti ai sensi dell’art. 154, comma 1, lettera c) del Codice, a tutti i titolari dei trattamenti di dati personali effettuati con strumenti elettronici, esclusi, allo stato, quelli effettuati in ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili che, ponendo minori rischi per gli interessati, sono stati oggetto delle recenti misure di semplificazione (art. 29 decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modifiche, con legge 6 agosto 2008, n. 133; art. 34 del Codice; provv. Garante 27 novembre 2008).

I seguenti accorgimenti e misure lasciano impregiudicata l’adozione di altre specifiche cautele imposte da discipline di settore per particolari trattamenti o che verranno eventualmente prescritte dal Garante ai sensi dell’art. 17 del Codice.

Per effetto del presente provvedimento:

4.1. Valutazione delle caratteristiche soggettive.

4.2. Designazioni individuali.

4.3. Elenco degli amministratori di sistema.

Gli estremi identificativi delle persone fisiche amministratori di sistema, con l’elenco delle funzioni ad essi attribuite, devono essere riportati nel documento programmatico sulla sicurezza, oppure, nei casi in cui il titolare non é tenuto a redigerlo, annotati comunque in un documento interno da mantenere aggiornato e disponibile in caso di accertamenti anche da parte del Garante. Qualora l’attività degli amministratori di sistema riguardi anche indirettamente servizi o sistemi che trattano o che permettono il trattamento di informazioni di carattere personale di lavoratori, i titolari pubblici e privati nella qualità di datori di lavoro sono tenuti a rendere nota o conoscibile l’identità degli amministratori di sistema nell’ambito delle proprie organizzazioni, secondo le caratteristiche dell’azienda o del servizio, in relazione ai diversi servizi informatici cui questi sono preposti. Ciò, avvalendosi dell’informativa resa agli interessati ai sensi dell’art. 13 del Codice nell’ambito del rapporto di lavoro che li lega al titolare, oppure tramite il disciplinare tecnico la cui adozione é prevista dal provvedimento del Garante n. 13 del 1° marzo 2007 (in Gazzetta Ufficiale 10 marzo 2007, n. 58); in alternativa si possono anche utilizzare strumenti di comunicazione interna (ad es., intranet aziendale, ordini di servizio a circolazione interna o bollettini).

Ciò, salvi i casi in cui tale forma di pubblicità o di conoscibilità non sia esclusa in forza di un’eventuale disposizione di legge che disciplini in modo difforme uno specifico settore.

4.4. Verifica delle attività.

4.5. Registrazione degli accessi.

Devono essere adottati sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici da parte degli amministratori di sistema. Le registrazioni (access log) devono avere caratteristiche di completezza, inalterabilità e possibilità di verifica della loro integrità adeguate al raggiungimento dello scopo di verifica per cui sono richieste.

Le registrazioni devono comprendere i riferimenti temporali e la descrizione dell’evento che le ha generate e devono essere conservate per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.

Tempi di adozione delle misure e degli accorgimenti.

Per tutti gli altri trattamenti che avranno inizio dopo il predetto termine di trenta giorni dalla pubblicazione, gli accorgimenti e le misure dovranno essere introdotti anteriormente all’inizio del trattamento dei dati.

Tutto ciò premesso il Garante:

Ai sensi dell’art. 154, comma 1, lettera h) del Codice, nel segnalare a tutti i titolari di trattamenti di dati personali soggetti all’ambito applicativo del Codice ed effettuati con strumenti elettronici la particolare criticità del ruolo degli amministratori di sistema, richiama l’attenzione dei medesimi titolari sull’esigenza di valutare con particolare attenzione l’attribuzione di funzioni tecniche propriamente corrispondenti o assimilabili a quelle di amministratore di sistema (system administrator), amministratore di base di dati (database administrator) o amministratore di rete (network administrator), laddove tali funzioni siano esercitate in un contesto che renda ad essi tecnicamente possibile l’accesso, anche fortuito, a dati personali. Ciò, tenendo in considerazione l’opportunità o meno di tale attribuzione e le concrete modalità sulla base delle quali si svolge l’incarico, unitamente alle qualità tecniche, professionali e di condotta del soggetto individuato.
Ai sensi dell’art. 154, comma 1, lettera c) del Codice prescrive l’adozione delle seguenti misure ai titolari dei trattamenti di dati personali soggetti all’ambito applicativo del Codice ed effettuati con strumenti elettronici, anche in ambito giudiziario e di forze di polizia (articoli 46 e 53 del Codice), salvo per quelli effettuati in ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili che pongono minori rischi per gli interessati e sono stati oggetto delle misure di semplificazione introdotte di recente per legge (art. 29, decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modifiche, con legge 6 agosto 2008, n. 133; art. 34 del Codice; provv. Garante 27 novembre 2008):
a) Valutazione delle caratteristiche soggettive.

L’attribuzione delle funzioni di amministratore di sistema deve avvenire previa valutazione delle caratteristiche di esperienza, capacità e affidabilità del soggetto designato, il quale deve fornire idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza.

b) Designazioni individuali.

La designazione quale amministratore di sistema deve essere individuale e recare l’elencazione analitica degli ambiti di operatività consentiti in base al profilo di autorizzazione assegnato.

c) Elenco degli amministratori di sistema.

Qualora l’attività degli amministratori di sistema riguardi anche indirettamente servizi o sistemi che trattano o che permettono il trattamento di informazioni di carattere personale dei lavoratori, i titolari pubblici e privati sono tenuti a rendere nota o conoscibile l’identità degli amministratori di sistema nell’ambito delle proprie organizzazioni, secondo le caratteristiche dell’azienda o del servizio, in relazione ai diversi servizi informatici cui questi sono preposti. Ciò, avvalendosi dell’informativa resa agli interessati ai sensi dell’art. 13 del Codice nell’ambito del rapporto di lavoro che li lega al titolare, oppure tramite il disciplinare tecnico di cui al provvedimento del Garante n. 13 del 1° marzo 2007 (in Gazzetta Ufficiale 10 marzo 2007, n. 58) o, in alternativa, mediante altri strumenti di comunicazione interna (ad es., intranet aziendale, ordini di servizio a circolazione interna o bollettini). Ciò, salvi i casi in cui tali forme di pubblicità o di conoscibilità siano incompatibili con diverse previsioni dell’ordinamento che disciplinino uno specifico settore;

d) Servizi in outsourcing.

e) Verifica delle attività.

L’operato degli amministratori di sistema deve essere oggetto, con cadenza almeno annuale, di un’attività di verifica da parte dei titolari del trattamento, in modo da controllare la sua rispondenza alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza riguardanti i trattamenti dei dati personali previste dalle norme vigenti.

f) Registrazione degli accessi.

Dispone che le misure e gli accorgimenti di cui al punto 2 del presente dispositivo siano introdotti, per tutti i trattamenti già iniziati o che avranno inizio entro trenta giorni dalla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del presente provvedimento, al più presto e comunque entro, e non oltre, il termine che é congruo stabilire in centoventi giorni dalla medesima data; per tutti gli altri trattamenti che avranno inizio dopo il predetto termine di trenta giorni dalla pubblicazione, gli accorgimenti e le misure dovranno essere introdotti anteriormente all’inizio del trattamento dei dati.
Dispone che copia del presente provvedimento sia trasmesso al Ministero della giustizia – Ufficio pubblicazione leggi e decreti per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 27 novembre 2008

Il presidente e relatore
Pizzetti

Il segretario generale
Buttarelli

(1) V., ad es., l’art. 5 legge 18 marzo 2008, n. 48, che prevede, oltre a una maggiore pena, la procedibilità d’uffico nel caso in cui il reato sia commesso con «abuso della qualità di operatore del sistema».

(2) Per altro verso il legislatore, nell’intervenire in tema di «Società dell’informazione», ha previsto che i certificatori di firma elettronica, i quali sono preposti al trattamento dei dati connessi al rilascio del certificato di firma, debbano possedere i requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche, oltre ai requisiti tecnici necessari per lo svolgimento della loro attività (articoli 26, 27 e 29 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82).

Breve analisi del provvedimento 27-11-2008 sulla figura dell’amministratore di sistema

Luca de Grazia

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